Wednesday, January 09, 2008

Importing Word into Pages: use PDF


Quite often I need to import parts of MS Word documents into a Pages document.

Copy-pasting works, but Word formatting sometimes changes or gets lost completely.

I found that it is easier to 'print' to PDF straight from Word and then import the PDF into Pages. Depending on the complexity of the Pages document layout I either crop the PDF before importing (Crop Pages under Document menu in Acrobat) or Mask and resize right within the Pages document.

The most attractive advantage of using the Word - Print to PDF - import to Pages process is getting an object that is easy to work with in Pages: resize, move, add frames, drop into other objects in the Pages project.

This works fine with text, graphics and photos. The 'print' to PDF procedure also allows to improve, if only slightly, the quality of photos by running PDF Optimizer (under Advanced menu in Acrobat.)

You can just print a PDF, or, to achieve better quality, 'Save as PostScipt...' first and then open either with Preview (Mac's own PDF machine), or, especialy if you work on a high-end printing project, run the PostScipt file through Distiller.

For more details and examples please check these previous articles:

Sorting Out Word Tables and Charts
Three Steps from Pages to PDF

8 comments:

  1. Саша, я никак не могу понять как импортировать PDF в Pages. Я даже в Apple звонил, но они ничего не смогли предложить.

    ReplyDelete
  2. Алекс, привет,
    да это проще пареной репы - цепляете пдф мышкой с десктопа или из любой папки и тащите прямо в открытый документ Pages, можно тащить прямо из аттачментов в мейле, можно из открытого "комода" (боковая колонка с "ноготками") в Preview. В общем то же самое, что с jpeg или любым другим форматом - png, tiff и т.д.

    В Pages пдф можно отмаскировать, оставив видимой только ту деталь, что нужна. Я так например делаю с кроссвордами и судоку. Мне шлют ворд в две-три страницы, я печатаю в пдф, скажем, стр.3 с решением судоку, потом всю страницу тащу в документ Pages на четыре колонки, меняю размер пдфа, чтобы судоку укладывался в формат колонки, потом маскирую остальную страницу вордовского файла - у меня остается только решение судоку.

    Заодно: привет всем русско-говорящим мак-фанам, приятно получить коммент от наших, а то все только калифорнийцы пишут.

    ReplyDelete
  3. Большое спасибо! Я как-то зациклился на импорте. Но с другой стороны - у меня 100 страниц пдф и это головная боль каждый пдф подгонять. Мне не понятно, почему нельзя было сделать пдф импорт? Я сейчас ноты печатаю, сначала в Sibelius, потом Print>PDF, потом делаю титульные страницы и обложку в Pages, потом экспортирую в пдф, потом всё собираю или в Акробате или ещё проще в Preview. А уж потом в типографию. Всё это большая морока. Надо одну программу для всего.

    Я думал, что в Pages есть более простой способ. Но 100 страниц подгонять довольно муторно. Может какой-нибудь совет есть?

    Я, кстати, в Филадельфии живу, а с Маком уже 20 лет работаю.

    ReplyDelete
  4. А, понятно, текст это немного другой случай. Я думаю вам проще всего копи-пейст сделать. Если все сто страниц в одном документе, можно так: Комманд+А потом Комманд+С и в Pages Комманд+V, а потом форматировать, менять шрифты и добавлять графику. Если текст не цепляется, надо поменять режим курсора - в Preview ткнуть в букву А, а в Акробате, вверху слева, рядом с ладошкой, - в Select.

    С музыкальной нотацией я не работал, не могу советовать, но в Character Pallette>Symbols>Miscellaneous есть ноты, диез, бекар, бемоль. Они работают не как картинки, а как обычные буквы, нужно ткнуть мышкой и тащить в открытый документ. Опять же не знаю, насколько это удобно в большом специальном документе.

    О музыке я иногда пишу с точки зрения языка, переводов - посмотрите у меня в "Тетрадках" о "Дидоне", например. Еще в набросках, все руки не доходят дописать - история Where have all the flowers gone. Я нашел полный текст старой казацкой песни, с которой Пит Сигер сделал свой текст, а Сигера уже потом наши перевели на русский и поют как американское.

    Я на маках тоже уже 20 лет работаю - с тех пор, как в 90-м в "Известиях" мы перешли на них.

    ReplyDelete
  5. Саша, огромное спасибо за подсказки! Копи-пейст не работает. По крайней мере, из Preview в правой колонке, где все страницы, делаю Copy потом Paste и в Pages появляется только одна страница, размер которой, кстати, не получается изменить в Инспекторе. Например, копируется 4.25х5.5 дюймов. Но это так, мелочи.

    Нужно ли мне из Сибелиуса через постскрипт в пдф идти, или можно напрямую? Ноты у меня чёрно-белые.

    И ещё, у меня обложка цветная в фотошопе, нужно ли её переводить в пдф для типографии. Мой типограф печатает в трёх цветах. Или это халтура?

    Вы в Калифорнии или в Москве?

    ReplyDelete
  6. Алекс, вы кликнете в текст, а не в drawer справа (я его про себя комодом называю), потом Select All, потом копи-пейст. Я сейчас как раз сижу работаю с текстом в Pages, a рядом style guide в пдфе, я проверил - все работает. Как вы делаете, в Pages копируется не текст, а image - картинка этой страницы, поэтому вы ее и не можете изменить.

    Я Сибелиус не знаю, не могу советовать. В принципе, текст лучше копировать, а графику импортировать в пдфах.

    Фотошоп лучше перевести в пдф, обычно типографии работают с пдфами. Если ваш печатник сказал, что у него трехцветная печать (RGB), значит, у него digital printer. Для небольших тиражей это подходит, а когда нужно побольше, в тысячах экземпляров, обычно делают в четыре цвета - черный, циан, мажента и желтый (CMYK).

    И еще обратите внимание: в Pages черный цвет композитный (Licorice). Чтобы качество текста - и нот - было лучше переведите его в 100 процентов черного. Нужно выбрать весь текст (select all), в текстовом инспекторе открыть Colours, кликнуть sliders, в drop-down menu выбрать CMYK и свести первые три цвета на ноль, а черный поставить на сто процентов.

    Я живу в Нормандии, просто у этого блога половина читателей - в Америке, а в Америке - почти половина в Калфорнии.

    ReplyDelete
  7. Да, с текстом работает. С нотами- нет. А если в комоде копировать, а потом Paste, то размер неправильный. 7.34х9.5. Уменьшить можно, а увеличить до 8.5х11 не даёт. Туды её в качель! Я могу, кстати, эти ноты послать, сами убедитесь. :)

    ReplyDelete
  8. присылайте, если что-то простое, я подскажу, нет - не обессудьте

    ReplyDelete

Related Posts Plugin for WordPress, Blogger...

Copyright

© 2006-2010 Alexander Anichkin, All Rights Reserved.
All content is original and was created by me, the author and publisher of I Work in Pages.
Quotations and images are attributed where applicable.
No republication without express prior permission.
Blog template by Blogger with customisation by the publisher.