Sunday, January 17, 2010

Putting together a book in Pages

Mihail Stelios asks if it is possible to make a book in Pages.

Of course you can make a book in Pages. I have been producing a magazine and guides of up to 64 pages.

There are many things to consider. I think the main one is to plan thoroughly all stages of your work.

Here are a few pointers:

- start with deciding on the format (A4 or A5? or custom size? portrait or landscape orientation?), check dimensions with printers if you are going to print the book professionally. Normally, you add 3 mm all around to allow for printers' edge cutting. Calculate margins carefully allowing more space if the book is going to be bound. Set dimensions in a Pages document and save it to duplicate for all other pages of the book.

- calculate production costs, including packaging and delivery. Weight of paper and type of binding (stapled, ring or hard spine) affect the final cost and quality. Heavy paper allows for better quality, but may put your publication into a higher postal tariff bracket. Lighter paper saves on cost, but may make images show through paper on adjacent pages which would upset artists or advertisers. Check with printers and ask for quotes and look at samples. Don't be afraid to ask 'unprofessionally' sounding questions. Nobody knows everything in full detail.

- decide how you are going to deliver finished pages to printers. Most take PDFs, many are happy to bundle them themselves, some will ask you to do it. Make sure you have the software to convert Pages to press quality PDF (e.g. Adobe Acrobat) and check the settings with your printers. In my experience it is best to establish physical, face-to-face contact with printers you are going to work with. But if this is not practical, test run sending large files via File Transfer Protocol programmes, such as Zipper of SendIt.

- make a 'map' of your book. Put all pages as boxes on one page or on a double page and mark what goes where. Then print it out or keep the file in the Dock or in the side panel of an open window to have quick access to it. Mark finished pages as you go, it will save a lot of hassle later.

- make sure all files/pages are clearly named (e.g. page number, what's on it) and don't change them until the work is finished. It's very easy to loose track of where you are on each particular page. Make folders for each stage in work - e.g. 1 draft, 2 draft, 1 proofs, 2 proofs, printers proofs etc. and move pages from one folder to the next only when the work is finished.

- break all work into manageable chunks: front page/cover, back page/cover, contents, index, sections, don't work in large files. It is best to work page by page, or on two facing pages. However, if your book is one continuous body of text, e.g. a novel, pre-edit and pre-proof it BEFORE breaking into chunks for layout. Read more in 'Editing Large Texts' article.

- first design two facing pages of the main body of the book and then use them as templates for the rest. Pay special attention to small design elements - lines, clipart, page headers and footers. They should be the same, in exactly the same position on the page throughout the book. Metrics Inspector allows fixing co-ordinates down to a fraction of a millimetre. Remember that repeating lines, boxes, clipart are used to align pages when the finished work is bundled for the printing presses.

- use one, maximum two fonts for all of the book. For headings, sub-headings and notes use font variations, not different font.

- don't rush to finish, check finished work at least three times for typos and other mistakes, such as page numbers. Contents and index pages are especially important - page number in Contents must correspond to the page in the body of the book. It may seem obvious, but that's where mistakes often occur. It's worth checking the whole finished work for just one element - for instance page  numbers: go through the whole book to make sure you haven't lost any pages or haven't repeated page numbers. Then take another element,  for instance, font size of headings, and check that it is the same throughout the book. Then, check co-ordinates of lines, logos or clipart in headers or footers. They must be the same throughout the book too. This may seem unimportant, but if style is not consistent it creates an impression of sloppy, unprofessional product. 

- make sure you know and understand certain rules that are used in particular types of publications. For example, if you work on an arts catalogue, you should know that descriptions of  works of art follow a particular set of rules. Take a catalogue of a reputable fine arts firm and follow the pattern - for example, first, title (bold), then name of the artist (regular), date of the work, media (italics), position of author's signature (semi-bold), notes (light, smaller font size), provenance (regular font, but indented). Suggested price/deposit etc.

Have a look at Books in iPhoto on your Mac, you may get good design ideas from there - or even decide to make a book in iPhoto. I haven't used it myself, but have friends who have. The results are very good, but the costs are high, so it's only worth using for special occasions - family book, gift etc.

Check other articles on this blog under Press quality PDFs and professional printing (in the side-bar)


  1. Thanks for the good guidelines (not just for Pages) Four years ago I published a book using Papyrus with PDFs sent to the printer. I followed almost all of your steps. One critical factor that is overlooked: Always have some else edit the final document(s). No matter how careful we are, we will always miss some small errors.

    Keep up the good work and advice.

  2. Good point, I agree entirely.

  3. Александр, здравствуйте!
    Нашла ссылку на Ваш прекрасный и полезный сайт сегодня на форуме apple.
    Спасибо, за ценную информацию!
    Просмотрела все статьи и случайно наткнулась на комментарии русского человека и Ваш ответ. тогда и поняла, что Вы тоже из России (или родственной страны))). Как же приятно и даже немножко гордость берет! вот уже которую неделю пытаюсь выяснить в типографиях в москве, можно ли напечатать буклет на 20 страниц из Pages, но мне все решительно отвечают делать верстку в InDesign. Я настойчиво стала искать инфо на иностранных сайтах, т.к. более продвинуты по маковским фичам)
    С первым требованием всех типографий я разобралась, благодаря Вам - как использовать только CMYK и ни в коем случае не RGB.
    Т.к. Вы занимались журналом, сможете ли помочь по такому вопросу - еще одно обязательное требование для печати - вылеты для обреза 3-5 мм. Как Вы создавали их (или нет)?

    С уважением,

    1. Как правило, число страниц должно быть кратно четырем, так что 20 страниц можно. Это еще зависит от того, как кто режет большие листы бумаги.

      Насчет формата, да, нужно как вашему выбранному формату добавить по кругу 3 мм (или чуть больше) и сохранить как ваши custom dimensions. То есть с каждой стороны, получается по шесть мм в общей сложности.

      Я вот в этом посте описывал процесс В текущей версии меню и иконки по-другому выглядят, но процесс тот же.

      Все говорят про InDesign и Quark, потому что мало кто знает про возможности iWork/Pages. Дизайнеров ведь готовят сразу по Адобовским софтам. Я тоже долго искал решение, а потом с типографией отшлифовывал. Им главное, чтобы ПДФ был качественный, CMYK, а в какой программе - неважно.

      С Pages главное обязательно через PS (postscript) стадию пропускать файлы (это в меню PDF есть, когда открываешь диалог Print).

      И еще два замечания: избегайте теней, они дают искажения в пдфах, и второе черный текст в Пейджес по дефолту композитный, а для печати нужен K - настоящий черный (true black). В инспекторе по цветам (открыть панель с выбором цветов) есть опция CMYK. Там нужно свести CMY на ноль, а К - на сто процентов. И запомнить (стащить) новый цвет внизу в палитре. Потом все тексты менять на этот черный.

      Я по этой технологии журнал и некоторые другие вещи, включая брошюры, печатал в трех разных типографиях с хорошими результатами.

      Вы где находитесь? Я сам из Москвы, сейчас во Франции живу.

      С уважением, А.

    2. Александр, спасибо огромное!
      И еще вопрос по верстке - Вы делали каждую страницу журнала/ брошюры на отдельном листе или же создавали сдвоенный? В InDesign возможно делать 2 страницы вместе, потом при конвертировании в pdf страницы автоматически разбираются в правильном порядке для печати (напр. вместе 4 и 13 страницы, а не 1 и 2).

      Я из Ивановской области, а живу в Мск несколько лет).

      С уважением, Ольга

    3. Хе-хей! Оля из Иваново!
      В журнале я как правило постранично делал. Центральный разворот иногда вместе. Я тогда делал новый формат - с размерами сдвоенной полосы. Можно было даже ставить фото или инфографику.
      В брошюрах (формат B5) все страницы делал сдвоенными. В Пейджес автоматической опции нет, но можно выстроить раскладку при макетировании.
      Я делал все макетирование в Пейджес, а на стадии доводки - через Дистиллер. Да, один из разделов нам делала дизайнер в другом городе, причем в InDesign, присылала готовые страницы в пдф и я их просто вставлял в наш формат.
      В типографии они уже сами раскладывали все по страницам.
      Это еще одна важная вещь - с печатниками установить прямой контакт. Они часто ворчат сначала, но когда видят интересный продукт и заинтресованного клиента, то быстро становятся друзьями.
      Удачи вам!
      Наилучшие пожелания,

    4. про фото и инфографику - в том смысле, что они в центре, переходят с полосы на полосу.

    5. Александр, огромная Вам благодарность за помощь!

      Всего наилучшего!

  4. Hi - Happy to come across this great blog. I am preparing a pdf for online distribution of a book with Pages. I can't seem to create an interactive table of contents for the pdf in Pages and have to go to Acrobat Pro. I this possible in Pages. Also is this blog current? - it is copyrighted 2006 to 2010. Lots of great info! Thank you. I am also interested in your great design of this site and I'd like to implement much of it in my site.

    1. Thank you. Yes, this blog is current and copyrighted throughout, no republishing is permitted without prior written consent from the publisher and author, Alexander Anichkin.
      All content and design is original unless stated otherwise.
      Frequency, or infrequency of posts is up to the publisher, this is not a regular commercial publication, this is a private blog.


Related Posts Plugin for WordPress, Blogger...


© 2006-2010, 2010-2017 Alexander Anichkin, All Rights Reserved.
All content is original and was created by me, the author and publisher of I Work in Pages.
Quotations and images are attributed where applicable.
No republication without express prior permission.
Blog template by Blogger with customisation by the publisher.